Préparer son audit de certification

Le succès d’un audit de certification dépend naturellement du SMQ mis en place, et de la manière dont il est mis en œuvre ; cependant certains détails peuvent dans une certaine mesure influencer l’auditeur dans un sens comme dans l’autre ; voici quelques conseils d’auditeur, basés sur des expériences vécues :

• Nettoyage : les grands nettoyages réalisés juste avant l’audit ne sont pas forcément appréciés, car ils traduisent une mise en scène et se voient (quand l’auditeur ne glisse pas sur un sol encore trop mouillé !) ; à l’inverse, l’absence totale d’effort et la présentation d’un site sale ou en désordre sont perçues comme une négligence et un manque d’égard vis-à-vis de l’auditeur
• Affichage : c’est un peu le même principe ; une documentation flambant neuve posée la veille est facile à repérer, et des documents périmés et illisibles sont encore une preuve de négligence
• Accueil : Montrer à l’auditeur qu’il est attendu: la personne à l’accueil doit être au courant et tant que possible connaître son nom ; les intéressés doivent être présents et disponibles à l’heure ; la réunion d’ouverture doit se tenir sans retard indu et perdre ¼ d’heure (voire plus) à rassembler toutes les personnes concernées est interprété comme un signe d’inefficacité du management ; un petit café est apprécié avant de démarrer l’audit, ou au cours de la réunion d’ouverture
• Présentation : Si possible, prévoir une présentation avec vidéoprojecteur, mais pas trop longue et bien ciblée sur le site qui sera audité.
• Préparation : Briefer le personnel, en particulier l’encadrement et surtout les « sauvages » qui devront faire un effort ; par exemple éviter qu’un chef de service déclare « je ne parlerai qu’en présence du directeur »
• Pause déjeuner : en principe l’entreprise invite l’auditeur, et a prévu un repas simple (à la cantine si le site en dispose d’une, c’est très bien) qui permet de respecter tant que possible le temps prévu dans le plan d’audit ; il existe encore des entreprises qui espèrent distraire l’auditeur et gagner du temps sur l’audit en en perdant au restaurant, mais cela a l’effet inverse.
• Départ : proscrire absolument les cadeaux, sauf à la rigueur des objets de faible valeur reflétant l’activité de l’entreprise (échantillon, produit publicitaire…)

AL