Doit-on faire écrire des procédures métier à nos Clients, en plus des procédures obligatoires exigées par la norme?
Pour résoudre ce dilemme, nous allons partir sur deux positions extrêmes :
– la première position, basée sur le principe de faire (trop) simple, en affirmant au client que dans la norme ISO il n’y a que 5 procédures obligatoires, donc pourquoi en écrire d’autres ?
– La deuxième aussi extrême, est de convaincre nos clients qu’ il faut tout décrire de leurs activités, faire des classeurs complets, que sans doute personne ne lira mais « c’est pas grave car il faut le faire dans une démarche qualité sérieuse ».
L’extrémisme étant à éviter pour ne pas faire fuir nos clients, je propose une réponse pour nous guider.
Il convient tout d’abord de réfléchir à partir des processus. Nous avons déjà élaboré pour chacun une fiche descriptive de processus avec données d’entrée/sortie et interactions. Pour chaque processus, nous devons alors nous poser la question des risques encourus par le Client si une activité n’est pas réalisée suivant certaines dispositions.
En cas de doute il conviendra de faire un AMDEC processus. S’il n’y pas de risque, je ne formaliserai rien.
Dans ce cas, l’important selon moi est d’avoir identifié avec l’entreprise « ce que doit produire le processus », et non la façon dont on y parvient.
Si il y a des risques identifiés, il conviendra alors de faire rédiger un ou des documents, les plus simple possible, en notant par exemple les phases clef et les enregistrements obligatoires, le responsable de la phase.
La complexité de l’activité de l’entreprise est à prendre en compte, en s’efforçant si possible de Rester dans le « minimum vital » sur le plan documentaire.
Philippe BOITARD
Je suis tout à fait d ‘accord avec toi, de mon coté je dis souvent a mes clients, vous décrivez une activité lorsque celle ci n ‘est pas entierement maitrisée , mais l ‘etendue de la documentation ne peut etre décidée que par l ‘entreprise elle meme.
Le métier peut parfois reposer sur leur compétences ou des dessins , logigrammes simples, la seule fiche processus peut parfois suffire.