Le grand stress pour la plupart des responsables qualité est de pouvoir gérer l’ensemble de la documentation qualité de manière simple et efficace.
Bien ranger ses documents dans des dossiers informatiques est une bonne pratique.
Bien ranger ses documents dans des dossiers informatiques et les mettre dans un espace d’échange est une très bonne pratique.
Bien ranger ses documents dans des dossiers informatiques, les mettre dans un espace d’échange et les diffuser en temps et en heure aux bonnes personnes est une excellente pratique.
—- Pourquoi ne pas utiliser une Gestion Électronique de Documents ou GED ? Et pourquoi pas plus ? —-
L’investissement dans ce genre d’outil peut être conséquent mais le gain et la facilité d’utilisation rende la GED très rentable et permet également de mieux fédérer ses équipes au sein d’un outil « corporate ».
Un bon nombre d’acteurs se disputent le marché et ils ont bien compris que la gestion de la documentation est un point clé pour entamer et pérenniser une démarche qualité sur le long terme. Outre la gestion documentaire qui permet de matérialiser des workflows de validation, de diffuser les documents à une ou plusieurs personnes ciblées et à capitaliser les changements, d’autres modules viennent s’y ajouter : une gestion des Ressources Humaines, l’évaluation des Fournisseurs, des tableaux de bord, l’enregistrement et l’analyses des non-conformités, des questionnaires de satisfaction ou de qualification… Ces outils ont font donc un allié important pour la personne en charge de gérer la qualité et permet de centraliser l’ensemble des données ainsi que de les sécuriser.
Évidemment, la taille de l’entreprise est une donnée importante pour dimensionner un tel outil. Il est clair qu’une TPE de 5 personnes n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME de 100 personnes. Il est par conséquent important d’étudier le réel besoin et les capacités d’intégration avant d’investir dans un tel outil.
JB
